Datenschutzerklärung — Event Management System

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Event-Management-System unter ems.bio-innovation.net. Für die Hauptwebsite gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung auf bio-innovation.net.

1. Verantwortlicher

bio innovation park Rheinland e.V.
Klein-Altendorf 2, 53359 Rheinbach
Telefon: +49 2225 99963-12
E-Mail: info@bio-innovation.net
Vertretungsberechtigter Vorstand: Alexander Krings (1. stellv. Vorsitzender), Dr. Sophia Dohlen (2. stellv. Vorsitzende)

2. Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Anmeldung zu Veranstaltungen und Terminabstimmungen (Polls) des bio innovation park Rheinland e.V. — inklusive Versand von Bestätigungs- und Erinnerungs-Mails sowie zur organisatorischen Abwicklung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen — Anmeldung zur Veranstaltung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Veranstaltungsorganisation). Bei freiwilligen Zusatzinformationen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Welche Daten werden erhoben?

Pflichtangaben bei Veranstaltungs-Anmeldung: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse.

Optionale Angaben (je nach Veranstaltung): Firma/Organisation, Telefon, sowie veranstaltungsspezifische Custom-Fields (z.B. Ernährungspräferenz, Anreiseart, Übernachtungsbedarf — wird vom Veranstalter pro Event individuell konfiguriert).

Begleitpersonen: Sofern der Veranstalter Begleitpersonen erlaubt, werden auch deren Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erhoben — ausschließlich zur Anwesenheitsplanung. Sie sind verpflichtet, die Begleitpersonen über diese Datenverarbeitung zu informieren.

Bei öffentlichen Polls (Terminabstimmungen): Name und E-Mail-Adresse pro abgegebener Stimme, um eine Termin-Findung zu ermöglichen und Doppelabstimmungen auszuschließen.

Edit-Token: Pro Anmeldung wird ein zufälliger Token (nanoid, 32 Zeichen) erzeugt. Dieser Token wird Ihnen per Mail zugestellt und ermöglicht das nachträgliche Bearbeiten oder Stornieren der Anmeldung ohne Login.

Technische Erfassung beim Server-Zugriff: IP-Adresse, User-Agent (Browser-Kennung), Zeitpunkt — temporär in Server-Logs (siehe Abschnitt 6).

4. Bestätigungsmail mit iCal-Anhang

Nach Anmeldung erhalten Sie automatisch eine Bestätigungs-Mail mit den Veranstaltungsdaten und einem iCal-Anhang (.ics-Datei), die Sie direkt in Ihren Kalender (Outlook, Google Calendar, Apple Kalender) importieren können. Optional enthält die Mail auch einen Karten-Link zum Veranstaltungsort. Der Versand erfolgt über die unter Abschnitt 7 genannten SMTP-Wege.

5. CRM-System: CentralStation

Anmeldungen zu Veranstaltungen werden — sofern der Veranstalter dies aktiviert hat — automatisch an unser internes CRM-System CentralStation CRM (Betreiber: 42he GmbH, Im Mediapark 5, 50670 Köln, Deutschland) übertragen, um Teilnehmer als CRM-Termin-Attendees zu hinterlegen. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Sitz innerhalb Deutschlands — kein Drittlandtransfer.

Übermittelte Daten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, optional Firma/Organisation und Telefonnummer. Custom-Field-Antworten und Notizen werden im Beschreibungstext des CRM-Termins als Anmeldungs-Block angehängt.

Speicherdauer im CRM: Im CRM gelten eigene Aufbewahrungsregeln, unabhängig von dieser Anwendung. Eine Löschanfrage muss daher separat an info@bio-innovation.net gestellt werden, damit auch der CRM-Eintrag entfernt wird.

6. Hosting

Diese Anwendung wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Server-Standort: Deutschland. Beim Aufruf der Seite werden vom Server technische Verbindungsdaten in Logfiles erfasst (IP-Adresse, Datum, abgerufene URL). Diese werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

7. Versand der Bestätigungs- und System-Mails (SMTP)

Bestätigungsmails (mit iCal-Anhang), Passwort-Reset-Mails und Admin-Benachrichtigungen werden über Google LLC (Gmail Workspace) verschickt (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Hierbei kann ein Drittlandtransfer in die USA stattfinden. Rechtsgrundlage: EU-US-Data-Privacy-Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023). Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

9. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: ein Session-Cookie für die Admin-Authentifizierung (max. 30 Tage Lebensdauer, httpOnly, sameSite=lax) sowie ein CSRF-Token-Cookie (Sicherheit gegen Cross-Site-Request-Forgery). Es findet kein Tracking statt — kein Google Analytics, kein Facebook-Pixel, keine Drittanbieter-Cookies, kein Werbe-Tracking.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Anfragen bearbeiten wir innerhalb der gesetzlichen Fristen (i. d. R. binnen 30 Tagen).

11. Aufsichtsbehörde & Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Tel: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Web: www.ldi.nrw.de

12. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Anwendung nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (Let's Encrypt). Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" in der Adresszeile Ihres Browsers.

Stand: 18.04.2026

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